Menos trabalho, mais desempenho: técnicas comprovadas para obtê-losAutor: Huxley
Talvez não haja algo mais importante do que engajar-se e dá o seu melhor nas coisas mais importantes para você. O que a ciência e/ou outras áreas de conhecimento podem dizer a respeito sobre a gestão de tempo e produtividade?
Antes de responder a isso, aqui vai uma breve descrição sobre o porquê esse é um assunto de extrema importância. Quando se fala em produtividade, refere-se geralmente a elevar a razão produto/ insumo de uma empresa (por exemplo, produção total por hora de trabalho). Ademais, algo análogo a isso se aplica também a vida pessoal. Por exemplo, pode-se elevar a produtividade ao se ter mais lazer (e felicidade) por unidade de tempo como consequência de se ter escolhido trabalhar menos tempo. Aqui vão algumas assertivas que muitos teóricos dos campos da Psicologia, Administração e Economia pensam ser verdade sobre gestão de tempo e produtividade:
1) Sentir-se no controle da vida melhora o nível de felicidade.
2) Gestão de tempo é importante para o sentimento desse controle, pois as pessoas geralmente subestimam o que podem fazer no longo prazo como resultado de pequenos progressos diários.
3) A motivação é direcionada a resultados e objetivos. Precisa haver um ótimo desafio para haver motivação suficiente. As pessoas persistirão e serão capazes de avaliar se estão fazendo progressos quando elas mesmas definirem as evidências sensitivas específicas do que significa cada “objetivo cumprido” (1).
4) Uma famosa lei estatística na Administração aponta que, para muitos fenômenos, 80% das consequências advém de 20% das causas. Assim, somando-se isso ao fato de que dedicamos demasiado tempo ao que não é tão importante, conclui-se que só um foco intenso às maiores prioridades maximiza a produtividade.
5) Menos é mais. Trabalho em excesso e falta de intervalos para descanso levam a menor habilidade cognitiva e a menor saúde. Ou seja, levam a tudo o que piora a produtividade.
6) Planejar é fundamental. As pessoas associam o termo “planejar” a ter mais trabalho e menos tempo, mas isso é o exato oposto do que a gestão de tempo e produtividade traz.
Que obra pode trazer uma luz sobre isso? Em 2009, os dois mais famosos consultores do ramo de finanças pessoais e administração de tempo, Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa, reuniram-se para escrever o livro chamado Mais Tempo, Mais Dinheiro. O livro é fundamentado em quatro grandes lições, que foram resumidas assim por uma reportagem da revista Você S.A (2):
“
1. Descubra o que é importanteQuem identifica isso com clareza consegue ser mais produtivo no trabalho e ter mais tempo livre para as coisas que gosta. ‘Se o importante não ficar claro, maiores as chances de fazer coisas erradas, que só desperdiçam tempo e dinheiro’, diz Christian.
2. Pare com o que não traz retornoAo definir o que é importante, evite as tarefas que não ajudam a construir riqueza ou a ganhar tempo. É a hora de focar e, quem sabe, trabalhar 16 horas por dia, para zerar pendências e pegar mais leve depois. Eficiência é fundamental para cortar o que não interessa ou o que desvia você do que é importante.
3. Planeje o equilíbrioA palavra planejar muitas vezes gera uma sensação de rigidez. No entanto, a partir dessa etapa as peças começam a se encaixar. Definir objetivos e projetos de curto, médio e longo prazo e criar tarefas que levem até eles aumentam a chance de concretizá-los.
4. Melhore a qualidade de consumoApós cumprir todos os passos, você já tem um uso eficiente de tempo e dinheiro. É possível, então, entrar de vez no ciclo da prosperidade, buscando atividades que proporcionem bem-estar. ‘Tem pessoas que colecionam sonho e nunca desfrutam deles, mesmo com condições para isso’, diz Gustavo Cerbasi. É preciso sempre rever o prazer que você tira daquilo que consome, dando cada vez mais peso para os itens que estão no topo do ranking.”
Para deixar mais claro o terceiro item, que não foi descrito tão fielmente, vejamos o que é entendido por equilíbrio. Esse item leva em conta o fato de que uma distribuição mal-feita de esforços em qualquer área pode levar a uma vida insatisfatória. Por exemplo, se você só se preocupa com o momento presente e em gastar dinheiro, terminará endividado e com outros sérios problemas econômicos. Por outro lado, se você só vive poupando recursos, então não aproveitará o lazer no presente e sua rotina será viver em função do trabalho. Poupança e consumo, tempo de trabalho e tempo de lazer, ambos devem estar distribuídos de forma tal que proporcione o máximo de felicidade possível, seguindo a orientação do passo 1 da descoberta sobre o que é mais importante. Porque priorizar é tão importante? Vejam uma citação do livro que explica isso (3):
“Uma teoria estatística amplamente utilizada nas diversas áreas de administração, que prova que a maioria das coisas que fazemos não traz muito retorno, é a Lei de Pareto, desenvolvida por Vilfredo Pareto, um economista italiano do século XIX. Em 1897, após um estudo sobre a distribuição de renda, Pareto constatou que grande parte da concentração da riqueza (80%) estava nas mãos de uma pequena parcela da população (80%). A mesma constatação foi obtida após realizar estudos semelhantes em incontáveis áreas do conhecimento, transformando-se em lei estatística.
Na prática, podemos sugerir que 80% de todo resultado que você obtém na empresa vem de 20% do tempo gasto neste período. Em uma empresa, por exemplo, podemos observar que, em muitos casos, 80% da receita está relacionada a um grupo de 20% dos clientes. [...] Obviamente que a relação não precisa ser exatamente nessa proporção. Por exemplo, algumas pesquisas estimam que apenas 11% de todo o tráfego de e-mails DNA internet seja realmente útil, o restante são spams.
Uma pesquisa da Triad Consulting (
www.triadedotempo.com.br), com mais de 30 mil pessoas no mundo, sobre a forma como usam seu tempo, apresentou resultado próximo do princípio de Pareto: exatamente 30% do tempo dessas pessoas é gasto com coisas realmente importantes, outros 70% são distribuídos entre coisas urgentes e circunstanciais. Com essas constatações, está mais que provado que boa parte de seu tempo e de sua energia diária é desperdiçada com atividades que não geram resultado algum! Como seria sua vida se você conseguisse transformar 80% do seu tempo em muito mais resultado que você tem hoje?”.
Para vocês saberem a diferença entre os conceitos de “importante”, “urgente” e “circunstancial” no âmbito do tempo, sugiro que acessem:
http://www.triadedotempo.com.br/bnews3/images/multimidia/images/TriadedoTempo-ResumoCap3.pdf Agora passando para a corruptela da “recomendação” de trabalhar 16 horas no passo 2, gostaria de por outra característica ressaltada pelos teóricos do princípio 80-20 que pensam diferente dos dois autores do livro citado. Trata-se da regra: “Menos é mais”. Isso leva em conta que quem conhece a Lei de Pareto poderia se sentir tentado a permanecer trabalhando a mesma quantidade de tempo, qualquer que seja a sua situação. É possível ter grandes quantidades de uma coisa boa. Em excesso, porém, a maior parte dos esforços toma características de seus opostos. Considere este estudo (4):
“O estudo analisou 2.214 funcionários públicos britânicos de meia idade e descobriu que aqueles que trabalhavam mais de 55 horas por semana tinham menos habilidades mentais do que os que faziam o horário normal [40 horas semanais].
A pesquisa, divulgada na publicação científica American Journal of Epidemiology, descobriu que os que trabalhavam demais tinham problemas com a memória de curto prazo e lembrança de palavras.
[...]
Mas os pesquisadores afirmam que os fatores mais importantes podem incluir o aumento de problemas do sono, depressão, estilo de vida prejudicial à saúde e o aumento do risco de doenças cardiovasculares, possivelmente ligados ao estresse.”
Ademais, tem-se a questão da importância dos intervalos de tempo durante o trabalho. Uma estratégia bem-sucedida neste tema é a utilização da técnica Pomodoro, que é descrita assim na Wikipédia (5):
“A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A técnica utiliza um cronometro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos chamados de 'pomodoros'.
O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e busca fornecer uma resposta eficaz a um estado provocador de ansiedade chamado de temporal ‘becoming’ nos trabalhos de Henri Bergson e Eugene Minkowski. São cinco os passos básicos para implementar a técnica
1. Escolher a tarefa a ser executada
2. Ajustar o pomodoro (alarme) para 25 minutos
3. Trabalhar na tarefa até que o alarme toque; registrar com um "x"
4. Fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos)
5. A cada quatro "pomodoros" fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos)”
Christian Barbosa, já se referiu assim à técnica (6):
“Pomodoro é uma técnica, que ajuda a focar e a realizar atividades de forma mais eficiente. É excelente, mas não ajuda em outras etapas que a administração do tempo tem o dever de ajudar. 4 hours workweek é um conjunto de técnicas. Já GTD do David Allen é uma metodologia, assim como a Triad que desenvolvi.”
Outra menção importante na gestão de tempo é a Lei de Parkinson, que diz que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído”. Essa lei foi publicada por Cyril Northcote Parkinson, pela primeira vez, em um artigo publicado pela revista The Economist em 1955. Timothy Ferriss, empreendedor em série e autor do livro Trabalhe 4 horas por semana, descreve assim o raciocínio por trás de tal lei (7):
“Se eu lhe der 24 horas para completar o projeto, a pressão do tempo força-o a se concentrar na execução e você passa a não ter escolha a não ser fazer apenas o que é estritamente essencial. Se eu lhe der uma semana para fazer a mesma tarefa, são seis dias para transformar um montinho de terra numa montanha. Se eu lhe der dois meses, torna-se um mostro na sua cabeça. O produto final de prazos curtos é quase de qualidade inevitavelmente maior ou igual graças à concentração.”
Percebe-se que a Lei de Parkinson pode ser deduzida de qualquer modelo que afirme que os seres humanos têm tendência inata a procrastinação, mas não a Lei de Pareto. Obviamente, essa lei também tem consequências no longo prazo. Considere essa análise do psicólogo David Myers, que ajuda a entender isso (8):
“Tenha controle sobre seu tempo. Pessoas felizes sentem-se no controle de suas vidas, assim como tem domínio de seu uso do tempo. Um bom começo é definir seus objetivos e dividi-los em pequenas metas diárias. Embora nós freqüentemente superestimamos o quão somos capazes de realizar em um dia (o que nos deixa frustrados), nós geralmente subestimamos o que podemos realizar em um ano, se considerarmos apenas um pequeno progresso por dia.”
Ainda assim, ressalto que existe um dilema entre reunir grandes habilidades cognitivas no longo prazo e trabalhar pouco. Seria interessante que, caso consiga desenvolver um negócio em que trabalha poucas horas por semana (como fez Ferris), você complementasse seu tempo livre com exercícios intelectuais que mantivessem ativos a sua memória, aprendizagem e feedback. Além disso, o próprio Ferriss admite que o mais provável que aconteça antes de qualquer ciclo de prosperidade é você ter de trabalhar muito no início para saber o que funciona e o que não funciona. É como a estratégia de jogar um monte de objetos na parede antes de descobrir o que gruda e o que não gruda.
Richard Koch, administrador e autor do livro O estilo 80-20, salienta o reconhecimento de que a redução quantitativa do trabalho através da Lei de Pareto pode melhorar o aspecto qualitativo do mesmo (9). Tim Ferriss concorda, e seu conjunto de técnicas chamada de 4 hours workweek leva em conta essas duas prescrições:
1. Limite as suas tarefas ao que é importante para reduzir o tempo de trabalho (80/20).
a. Quais são os 20% de causas responsáveis por 80% de seus problemas e infelicidade?
b. Quais são os 20% de causas responsáveis por 80% dos seus resultados positivos e felicidade?
2. Encurte o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao que é importante (Lei de Parkinson).
Por fim, tem-se a questão de como justificar racionalmente o planejamento. Em primeiro lugar, parece auto-evidente que não pensar nas tarefas ao longo do dia, tomando a atitude de anotá-las, evita o desperdício de tempo (e talvez o estresse). Ademais, o que é o mais importante, o planejamento é uma das atitudes da chamada inteligência analítica. Psicólogos cognitivos sabem por que o planejamento funciona na resolução de problemas. Eles analisam como as pessoas solucionam difíceis tarefas mentais. Eles frequentemente constroem modelos explícitos acerca de como essas tarefas são solucionadas. Assim, sabe-se que o planejamento é algo que gera economia de trabalho e mais desempenho. O psicólogo Robert Sternberg, descrevendo um dos itens de sua teoria de resolução de problemas, analisa assim a problemática (10):
“Por que algumas pessoas são mais produtivas que outras? [...] A distribuição de recursos é a chave da diferença. As pessoas inteligentes distribuem tempo de forma eficaz, utilizando o tempo exigido pela tarefa. As não tão inteligentes distribuem o tempo de maneira mais aleatória, fazendo, como resultado, menos do que pretendiam.
[...]
As pessoas com inteligência de sucesso cuidadosamente formulam estratégias para resolver seus problemas. Particularmente, elas focalizam no planejamento de longo prazo em vez de agirem apressadamente para mais tarde repensar suas estratégias.”
Ou seja, de tanto pensar em como não ter mais problemas adicionando o planejamento à agenda diária, as pessoas acabam gerando problemas que decorrem da falta de planejamento. E esses problemas consomem trabalho, tempo e dinheiro significativos. Se as pessoas tentarem realizar apenas o que é fácil, logo aparecerá o paradoxo de que a vida parecerá mais difícil. Outro paradoxo é que, ao realizar o que parece ser mais difícil, logo a vida se tornará mais fácil.
Referências:(1) DECI, E. L.
Por que fazemos o que fazemos: entendendo automotivação. São Paulo: Negócio Editora, 1998.
(2)
http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/como-ter-mais-dinheiro-mais-tempo-gustavo-cerbasi-christian-barbosa-490368.shtml (3) CERBASI, G.; BARBOSA, C.
Mais tempo, mais dinheiro: estratégias para uma vida mais equilibrada. Rio de Janeiro: Editora Thomas Nelson Brasil, 2009.
(4)
http://www.bbc.co.uk/portuguese/noticias/2009/02/090225_trabalhodemenciafn.shtmlhttp://aje.oxfordjournals.org/content/169/5/596.full (5)
http://pt.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_Pomodoro (6)
http://vocesa.abril.com.br/blog/senhor-do-seu-tempo/2010/03/(7) FERRISS, T.
Trabalhe 4 horas por semana: fuja da rotina, viva onde quiser e fique rico. Editora Planeta, 2008.
(8) MYERS, D.G.
The pursuit of happiness: research based suggestions for a happier Life. Ed. Quill, 2002.
(9) KOCH, R.
O estilo 80/20: como obter 80% dos resultados focando 20% das tarefas. Editora Sextante, 2009.
(10) STERNBERG, R. J.
Inteligência para o sucesso pessoal: como a inteligência prática e criativa determina o sucesso. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2000.
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