Eu fiz um programinha em Delphi para listar pastas e subpastas, sob vários critérios de classificação, e salvar em formato texto puro, uma linha para casa arquivo.
Eu uso frequentemente esse arquivo texto para buscas. O Excel também pode importar esse TXT e gerar uma planilha.
Existem diversos outros programas mundo afora que fazem a mesma coisa, muitas vezes até com mais recursos e de forma mais bem estruturada que o meu programinha.
Mas o Everything, do qual já falei, também gera arquivo semelhante e possui até um editor próprio para arquivos EFU, onde cada linha é o caminho completo de cada arquivo.
Tudo isso já faz, a seu modo, praticamente a planilha que você deseja, com o caminho completo de cada arquivo.
A busca dentro de um arquivo TXT é quase instantânea, mesmo num arquivo grande.
Gerar atalhos para cada caminho também é algo simples.
Veja o Everything. Ele mesmo já faz uma busca indexada de todos os seus arquivos, super rápida.
Só demora na criação do banco de dados, o que é feita somente na primeira vez.
E a atualização desse banco é dinâmica.
Opcionalmente, você pode gerar um arquivo do resultado da busca, ao final dela.
Ou focar somente no arquivo pesquisado, esteja ele onde estiver, até em servidor FTP.
Se não resolver, me avise que eu envio o meu programa para você também dar uma olhada.